テレワークとは？導入のメリット・デメリット｜おすすめトピックス

テレワークとは？導入のメリット・デメリット

感染症対策をきっかけに導入が増えた「テレワーク」という働き方には、どのようなメリットがあるのでしょうか？現代の働き方に適したテレワークですが、導入には注意が必要です。テレワークに不向きな業種やデメリットもあることを、事前に知っておきましょう。
テレワークを検討している企業は、自社にとって本当にメリットがあるのか？導入にあたって注意すべきポイントは何かを、確かめておかなければなりません。
ひとつずつ詳細に解説しますので、ぜひご覧ください。

１．テレワークとは
２．テレワークとリモートワークの違い
３．テレワークの導入が特に向いている業務・職種
４．テレワークの導入に向いていない業務・職種
５．テレワーク導入のメリット
６．テレワーク導入のデメリット
７．テレワーク導入時のポイント・注意点
８．テレワーク時に導入すると便利なツール
９．まとめ

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１．テレワークとは

「離れた」を意味する「Tele」と「働く」を意味する「Work」をあわせたテレワークは、オフィスから離れた場所で働くことを意味する造語です。

テレワークには2つの種類があります。
会社に雇用されながらも自宅などで作業をし、オンラインなどを通じて他社員とのやり取りをおこなう方法と、個人で開業して在宅で仕事をする方法です。
今回は従業員として働きながらも、会社のオフィスを利用しないテレワークについて解説します。
会社に雇用されている場合でも、従来はオフィスに出勤して働くことが当たり前でしたが、環境さえ整っていればオフィス以外の場所でも働くことは可能になりました。
自宅で仕事をする。またはサテライトオフィスやコワーキングスペースを利用して働くこともできます。出張先や移動中の乗り物の中、顧客先にて仕事をするのもテレワークです。あえて観光地やリゾート地などを選び、リフレッシュを兼ねて仕事をする形もあります。

働く環境の今までとこれから

２．テレワークとリモートワークの違い

リモートワークと混同しがちなテレワークですが、どちらも同じ意味で使用して問題ありません。
「リモート」は「遠く離れた」を意味するため、「Tele」と大きな違いはないのです。
企業によって認識は変わりますが、テレワークはICT（情報通信技術）を利用した働き方を指すことが多いでしょう。公的機関などは「テレワーク」を使用することが多いため、企業によって言い方は変わるかもしれません。

３．テレワークの導入が特に向いている業務・職種

どの業種や職種においても、テレワークは可能とは限りません。特にテレワークが向いているのはどんな業種でどんな職種かを確かめておきましょう。

事務職・営業職

デスクワークにて完結する事務職ならば、環境を選ばずに働くことは可能です。特にパソコン業務だけで完結する仕事であれば、オフィスに出社する必要もないでしょう。
必要な資料などはパソコンにて管理すれば、どこでも作業はできます。
総務や経理、人事などのバックオフィスも個々で作業を進めるならば、テレワークは可能に。部下の進捗を確認して指示を出す管理職も、テレワークにて業務を管理できます。
営業職も資料作成などの事務作業は、オフィスに出社しなくても作業できるもの。
外出が多い営業ならば、移動しながら仕事ができるテレワークの方が、効率も良く働けるでしょう。

カスタマーサポート

コールセンターやカスタマーサポートなどの業務はマニュアルが完備されているため、オフィス以外の場所にて顧客対応ができます。
電話対応の場合は周囲の環境に左右されますが、メールやチャットであれば場所を選びません。
ある程度の経験と知識があれば、一人でテレワークをしても問題がない職種です。

システムエンジニア・プログラマー

IT関連業種は作業自体どこでもできるため、比較的テレワークに向いています。
オンライン会議やチャットツールを利用すれば、オフィス以外の場所でも打ち合わせができるように。ただし、企業によっては機密や機材の関係でオフィス勤務が必須という場合もあるため、必ずしもテレワークができるとは限りません。

クリエイティブ

Webデザイナーやイラストレーター、ライターなどはテレワークが多い職種です。
個人で開業されている方もいる職種なので、企業に属していても一人作業にて完結しやすいでしょう。環境さえ整っていれば、どこでも仕事ができます。
打ち合わせも納品もオンラインでできるので、一度もオフィスに出社することなく作業を完了させることもできます。

システムエンジニア・プログラマーのイメージ

４．テレワークの導入に向いていない業務・職種

テレワークに向いていない業種や職種もいくつかあります。

販売やサービスをおこなう接客業

対面での仕事を必須とする業種や職種は、テレワークというわけにはいきません。
美容院やエステサロン、販売をメインとした職種はテレワークに向かないでしょう。
銀行や役所なども窓口業務が必要なため、テレワークに移行することはありません。コンビニやスーパーなどの商品を直接販売する職種は、現地にて働く必要があります。
ただし、機械による証明書の自動発行やセルフレジなどの導入も増えていることから、今後は業務によって、テレワークの可能性が広がる職種でもあります。

医療や福祉

医療においてはオンライン診療の導入もありますが、完全にテレワークに移行することは難しいもの。症状によっては触診が必要ですし、緊急で処置をおこなう事態も多々あるでしょう。
直接患者の身体に触れなければできないことが多いので、テレワークの導入は難しいです。
同じように高齢者や身体障害者を介護する福祉関係者も、テレワークにて対応できる仕事ではありません。

製造業や研究職

製造には専用の大きな設備や広い作業スペースを必要とする場合が多いため、場所を変えてどこでもできる仕事ではありません。
流れ作業にて、大勢の人でひとつの製品を大量に効率良く生産しなければならない企業も多いでしょう。そのためテレワークにて作業を進めるのは、非現実的です。
研究職も専用の整った設備がないと作業ができないため、テレワークには不向きです。

研究職のイメージ

５．テレワーク導入のメリット

必ずオフィスに出社しなければならない従来の働き方と異なるテレワークには、多くのメリットがあります。企業にとっても従業員にとっても嬉しいポイントを詳しく解説していきますので、ひとつずつ確認してみましょう。

従業員の離職を防ぎやすくする

場所や時間の制約によって、離職せざるを得ない従業員は一定数あらわれます。たとえば出産や育児、介護によって働く意思があっても勤め続けることが困難になり、離職を選択する方は少なくありません。ですが、テレワークが可能になれば出社しなくても業務に携われるため、家にいながら働くことが可能になります。
優秀な人材がライフスタイルの変化によって離職してしまうのは、企業にとっては大きな損失にもなるでしょう。離職を防ぎやすくすることで、従業員の定着率をアップさせます。

新しい人材を採用しやすい

離職率を防ぐと同時に、新しい人材を確保しやすくなります。
テレワークが可能であれば、自身のライフスタイルが変化しても柔軟に働き続けることができるため、将来を見通しやすくなるでしょう。実際にテレワークが可能な企業への就職や転職を望む方は多く、応募動機のひとつとして考える方もいます。柔軟性のある働き方を提案することは企業のイメージアップにもつながり、採用者以外にも良いイメージを与えられます。

コストを削減できる

テレワークを望む従業員が増えれば広いオフィスを必須としないので、よりコンパクトなオフィスに引っ越す会社もあります。
家賃コストを下げない場合でも、電気代などの光熱費や通勤費は削減できるでしょう。同時に離職率を減らすことで採用や教育のコストも削減でき、テレワーク導入によって利益を増やす企業もあります。

緊急時にも事業を継続できる

災害や交通機関のトラブルによって通勤が困難になっても、オフィス以外に働く場所があれば、業務を継続することができます。
オフィスにて地震や火災があっても従業員の自宅が無事であれば、影響なく働き続けられるもの。台風や感染症が心配な際にも、無理に出社する必要はありません。
作業をストップすることなく、従業員の安全を守りながら事業を継続できます。

従業員のQOLが上がる

従業員の離職率を減らして定着率をアップさせるテレワークは、離職を考えていない人にとってもメリットは大きいです。
例えば通勤にストレスを感じている人ならば、通勤がなくなるだけでもメリットは大きいもの。朝が苦手な人、残業よりもプライベートを重視したい人など、従業員一人ひとりが抱えている何気ないストレスを、テレワークによって解消できるかもしれません。
QOL（Quality of Life）＝「人生の質」をアップさせることは、働き方や働く意欲、会社への愛着などの価値観も変化させてくれるでしょう。ワークバランスが整うことで、より企業や仕事にも魅力を感じてくれるかもしれません。また、時間の配分が取れやすくなることで、勉強や副業にチャレンジする人も出てきます。QOLを上げることで従業員の成長を促し、いずれは企業にも大きく貢献してくれるようになります。

業務の生産性がアップする

業務によってはテレワークの方が効率良く働けるため、生産性がよりアップする可能性が高まります。一人仕事の方が集中しやすく、作業がはかどりやすいというケースもあるでしょう。周囲に人がいないこと、話しかけられることがないので、作業効率がグンとアップする場合もあります。
また、営業職などの移動が多い場合には、オフィスに戻らずとも業務が継続できるので、時間をロスすることがありません。
顧客先を訪問しながら隙間時間にコワーキングスペースにて事務作業をおこなえば、無駄なく業務を進められるでしょう。オフィスを利用するよりも、テレワークの方が生産性はアップする業務があることも、ぜひ覚えておいてください。

６．テレワーク導入のデメリット

メリットが多いテレワークですが、残念ながらデメリットがまったくないわけではありません。
デメリットを踏まえたうえで、テレワーク導入について再度検討してみてください。

セキュリティ対策が必須

オフィス外にて業務をすることで、セキュリティ面の心配が出てくることは多々あります。情報漏洩の心配があるため、セキュリティ対策は万全にしておきたいもの。
フリーWi-Fi使用やPC画面の放置などがないよう、従業員の知識も十分に高めておく必要があるでしょう。リスクを考慮しながら、しっかりとした安全対策を講じなければなりません。

従業員の管理や評価体制が変わる

オフィスに出勤しない従業員が増えるため、実際の業務が見えにくくなります。部下の管理が難しくなり、適切な指示が出せないケースも出てくるかもしれません。
進捗管理が変わることで、問題が出た際にも素早く対処できない場合も出てくるでしょう。
部下の労働実態が見えなくなり、勤務管理や評価が難しくなることもあります。

テレワーク導入時にコストがかかる

ノートパソコンやタブレットなど、テレワークに必要なツールを取り入れる際にはコストがかかります。勤怠管理の変更やセキュリティ強化なども、別途費用がかかるでしょう。
シェアオフィスの利用やスペースのレンタル料金がかかる場合もあり、導入時や継続にかかるコストを把握しなければなりません。

コミュニケーションが取りにくくなる

従業員同士がバラバラに行動することで、顔を合わせてのコミュニケーションは取りにくくなります。オンラインでの打ち合わせはできるものの、気さくに声をかけにくくなるぶん、スムーズな伝達もできなくなるかもしれません。
些細なタスクが遅れることで、業務に支障をきたすことも。上司と部下が綿密な打ち合わせができなくなり、トラブルが発生する恐れもあります。
作業効率が下がるリスクが出てくるのはもちろん、コミュニケーション不足による離職が発生するケースもあるでしょう。

コミュニケーションの課題と働く場所の関係性

作業効率が落ちる

テレワークによって作業効率が上がる場合もあれば、逆に下がることもあります。
特に在宅勤務の場合にはオンとオフの切り替えが付きにくく、プライベートとの境界が曖昧になりがちに。時間配分が難しくなり、オフィスにいるよりも集中力が落ちてしまうという方もいます。
自己管理によって効率を上げることはできますが、慣れるまでには時間がかかるかもしれません。

健康面の心配

テレワーク導入によって在宅勤務が多くなると、通勤による外出がおおいに減少します。そのため歩くこと、階段を上り下りすることが極端に減り、運動不足が心配される従業員も出てくるでしょう。
身体を動かす機会が減ることで、ますます動くことが面倒に。運動不足によって筋力が低下する、生活習慣病などのリスクが高まるなど、健康面でのリスクが増す場合もあります。
営業職など移動が多い場合には問題ないかもしれませんが、デスクワークなどにて座っている時間が多い方は、より注意が必要です。

７．テレワーク導入時のポイント・注意点

テレワーク導入にはデメリットもありますが、事前に問題点を把握したうえで対策をおこなえば、スムーズに移行できるようになります。
メリットを十分に得られるよう、テレワーク導入時のポイントと注意点をしっかりとおさえておきましょう。

テレワークの目的を明確にする

テレワーク導入にあたり、行動に移す前に社内にて方針を定めておく必要があります。
なんのために、なぜテレワークを導入するのか。社員一人ひとりが理解できるよう、目的を共有しておかなければなりません。
従業員にとってはメリットがある反面、不安やデメリットもあるでしょう。部署ごとに検討を進め、どのように導入するのか、事前に確認すべき点などをまとめてみてください。
現段階にてテレワークの必要性があるのか、導入を進めるべき理由についても検討してみましょう。
テレワークを導入する目的を共有し、経営者が指揮を取りながら慎重に進めていかなければなりません。企業全体にて前向きに導入できるよう、目的を明確にしておいてください。

セキュリティ対策をおこなう

情報漏洩リスクを防ぐため、必要なツールやシステムなどを事前に調べて準備しておくことが大切です。安全に利用できるよう、ネットワークの環境設備を整えておきましょう。
同時に情報を扱う従業員の意識も高めておく必要があります。正しい知識によってセキュリティの重要性を認識し、適切に扱えるよう教育しなければなりません。
定期的な講習会やマニュアルの準備、問い合わせができる窓口の設置などをおこないます。従業員がリスクを把握しながら安心して情報を扱えるよう、準備を進めておきましょう。

コミュニケーションを活発化させる

テレワークを導入すると直接顔を合わせる機会が減るため、オンラインでもコミュニケーションを取りやすくする工夫が必要になります。
バーチャルオフィスなどのツールを活用し、雑談しやすい環境を整えてみるのもひとつの手です。オンライン会議の回数を増やし、こまめにお互いの顔を確認し合うのも有効です。
大勢がそろうことで孤独感が薄れ、チームとして業務を進めている意識が高まります。
チャットはメールよりも気軽に使える為、会話がしやすくなります。相手の業務を邪魔せずに声をかけられるので、立場や年代を気にせず使いやすいでしょう。ツールを使用してお互いにこまめな報告ができるようにしておくと、チーム内にて進捗が把握しやすくなります。問題点についても共有でき、お互いにフォローしあうことで、早期に対処できます。
オンラインだからこそ、従来よりもコミュニケーションを取ることを意識し、チームや部署、上司と部下との連携をより強めるよう工夫してみてください。

勤怠管理に注意

テレワークの場合には出社をしないため、各従業員がいつ、どのぐらい仕事をしているのかが見えにくくなってしまいます。勤怠管理が不明にならないよう、ITシステムなどの導入が必要になるでしょう。怠慢になることがないよう、同時に過重労働にならないようになど、見えないところをチェックしなければなりません。作業量や作業状況は適切か。進捗を確認しつつ、便利なツールにて勤怠を管理していくようにしましょう。

社内ルールを作る

テレワーク導入にあたり、社内にてルールを取り決めておく必要があります。
就業規則や勤怠管理など、従来とは異なる項目を増やさなければなりません。労働時間の範囲や通信費用の負担など、規則にて明確にしておくこと。勤怠管理においてはITツールを導入するケースが多いため、ツール導入時にルールも明確にしておくといいでしょう。
また、新入社員の採用時にも使用できる教育ルールや研修内容についても取り決めておくと安心です。必要に応じて、誰もが共有できる社内ルールを作成しておいてください。

テレワーク導入時のポイントと注意点を踏まえたうえで、少しずつできるところから始めてみてください。社内全体で一斉に導入をスタートするよりも、テレワークに前向きな部署からスタートさせ、問題点を洗い出しながら対処していくと良いでしょう。
期間を設ける、従業員を限定するなどのトライアルを実施し、実際の業務内容やツールの確認、システムの必要性について検討していきます。
期間や人員を少しずつ増やし、様子を見ながら徐々にテレワークを導入していきましょう。

８．テレワーク時に導入すると便利なツール

テレワークに最適なツールをご紹介します。導入においてデメリットを解消できるかもしれないツールを、ぜひ確かめておいてください。

管理・評価システム

便利なシステムを導入することで離れた場所にいる従業員を管理し、評価しやすくなります。
労務管理と連携すれば、人事も管理しやすいように。客観的かつ自動的に評価ができるシステムがあると、テレワークでも適切な評価ができるようになるでしょう。
スキルやデータも管理しやすくなり、手作業による手間も省けるように。システムによる公正な評価は、社員のモチベーションアップにもつながります。

コミュニケーションツール

業務に必要なオンライン会議や社内SNSの導入などはもちろん、コミュニケーション不足を解消できるツール導入も検討してみてください。
カレンダーや進捗状況などが共有できると、よりスムーズに業務を進められるでしょう。
履歴が残るので過去のできごとも確認しやすく、意思疎通がしやすくなります。
手軽に顔を見て話せるビデオツールやファイルを共有できるオンラインストレージなど、必要に応じて導入を進めてみてください。

オンライン会議へ参加する人たち

９．まとめ

テレワークの基本と共に、メリットとデメリット、導入にあたっての注意点などについて解説してきました。詳細な説明を確認しても、実際に導入する際には様々な問題点がでてくるかもしれません。ですが、ひとつずつ丁寧にクリアしていけば、安全にテレワークをスタートできます。導入を検討する際には、専門家に相談しながら進めていくのもおすすめです。
適切なシステムを準備しながら、社内ルールやマニュアルなどの作成もスムーズに進めていけるように。自社にあった形に整えながら、快適なテレワークを叶えられるでしょう。
デメリットにおける対策をしっかりと練りながら、テレワークによって企業も従業員も大いにメリットを感じられるような働き方を実現させてみましょう。

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