生産性がUPするオフィスとは？快適なオフィス環境を作る為のポイント｜おすすめトピックス

生産性がUPするオフィスとは？快適なオフィス環境を作る為のポイント

同じ時間同じ仕事をしていても、成果がなかなか上がらない企業と十分な成果を上げる企業があります。これは従業員のスキルや経験の問題ではなく、オフィス環境に違いがあるからかもしれません。
効率良く働き、成果をあげて成長し続けるためには、社員が快適に働ける「環境」が必要不可欠です。
生産性を向上させるオフィスとはどんなものか？自社の問題点が何かを突き止めながら、生産性をUPさせるオフィスのあり方について考えてみましょう。

１．生産性が低いオフィスの特徴
２．オフィス環境を整えることで得られるメリット
３．生産性がUPするオフィスの作り方
４．オフィスのあり方が変わると社員も変わる
５．生産性向上に役立つオフィスの作り方に迷った際には
６．まとめ

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１．生産性が低いオフィスの特徴

オフィス環境が悪く、生産性向上が見込めない企業の特徴をピックアップしました。
快適性のないオフィスは社員たちの作業効率を下げるだけでなく、健康を害する要因が隠れているかもしれません。自社オフィスの問題点を把握するため、ひとつずつチェックしてみましょう。

騒音がする

常に周囲の会話や物音が大きく響くオフィスは活気があるようでありながらも、集中しにくい環境でもあります。騒がしいからこそ社員同士の会話や通話の声、オンライン打ち合わせもさらに大声を出さなければならず、ますます音が大きくなりやすくなります。
靴音が響きやすい床や、音が筒抜けの会議室やミーティングルーム。適度な防音対策がされていないオフィスは社員にストレスを与え、作業効率を下げてしまうでしょう。

オフィスで気になる『音』の例

照明が暗い・明るすぎる

ワークスペースの照明が暗すぎると、資料やパソコン画面が見えにくいので作業ははかどりにくくなります。節電のためにと明るさを抑えても、生産性が上がらず無駄にコストをかけている恐れもあるでしょう。逆に明るすぎても刺激が強く、社員の健康状態に悪影響を与えてしまいます。

空調と換気が適切でない

職場の空調が効きすぎて寒すぎる、または暑すぎるといった場合には仕事にも集中できません。
適度に換気がされていないと酸素濃度が低下したりアレルギー物質の濃度が上昇したりと、社員の健康状態を悪化させる恐れもあります。
ウィルスによる感染症リスクも高まるため、生産性も大きく低下してしまうでしょう。

業務を邪魔するレイアウト

動線や機能性、働きやすさを重視していないオフィスレイアウトでは、生産性向上は見込めません。
座り心地の悪いイスに、狭いデスクで長時間集中するのは難しいもの。移動する際には無駄に時間がかかり、積み重なれば大きなロスにもなるでしょう。
物が十分に入らないキャビネットや使い勝手の悪い棚は整理整頓がしにくく、あふれた書類などが乱雑に積まれていることもあるでしょう。
必要なときに必要な資料やツールが見つからず、業務の邪魔をしているケースも多々あります。

休憩場所がない

仕事から離れて気分をリフレッシュできる休憩場所がないと、脳や身体を十分に休めることはできません。仕事をしながらランチを食べる。騒がしいデスクで一休みする。これでは十分な休息はとれず、生産性もダウンしてしまいます。仕事と休憩に区切りがないとダラダラと仕事を続けてしまい、時間を無駄にしてしまう社員もいるでしょう。

生産性向上が望めない、社員が快適に感じていないのであれば、オフィス内にて上記のような問題点が隠れているのかもしれません。
企業によってはすべてを完璧に整えることは難しいかもしれませんが、少しずつ改善していくことで生産性UPも期待できるため、まずは問題点を把握することから始めてみてください。

２．オフィス環境を整えることで得られるメリット

オフィス環境が整うことで生産性向上が見込めますが、具体的にはどのような変化があらわれるのでしょうか？企業にとって嬉しいメリットを確かめつつ、快適なオフィス環境を作るヒントを見つけてみましょう。

社員の健康管理がしやすくなる

オフィスが快適であれば心身にダメージを与える心配がなくなり、社員たちの健康も自然と守られるようになります。

座りやすいイスとデスクで腰痛や肩こりを予防
ちょうど良い照明で目の疲れを軽減
すれ違いやすい通路で衝突事故を防ぐ
休憩スペースで心身をしっかりとリフレッシュ
適切な換気で感染予防

心身が健康であればパフォーマンスも最大限に発揮でき、作業効率はアップします。社員一人ひとりが健康であればオフィス全体にも活気があり、企業としての成長も望めるでしょう。
社員全員の健康状態をチェックして適切に指導をすることも大切ですが、社員が常に健康でいられる環境に整えることも検討してみましょう。

社員の成長が望める

企業にて叶えたい目標を掲げている社員、または働くことで自身の成長を促したいなど、前向きな気持ちで入社してきた人も多いはず。強い信念はなくとも、やりがいや職場の仲間との信頼関係など、働くことに喜びを見いだしている社員もいるはずです。
オフィスが快適であればさらに意欲は増し、一所懸命働きたいという気持ちを後押ししてくれます。
作業効率が上がることで、スキルアップにもつながる。環境の良さが一因となり、離職を考えずに済む。社員たちの成長が望めるうえに、長期にわたって企業に貢献してもらえることも期待できるようになるでしょう。

人材を獲得しやすくなる

内部の人間にとっては盲点かもしれませんが、外部の人間からはオフィス環境の善し悪しは気になるものです。様々な企業を比較しながら同時に応募をするケースもめずらしくないため、環境の悪い企業がリストから外されることもあるでしょう。
「ここで働いてみたい」と思うようなオフィスであれば、新たな人材も獲得しやすくなります。
暗くて騒音が気になる。または空気がよどんでいて社員が辛そうに働いているオフィスでは、誰だって働きたくありません。優秀な人材を獲得しやすくなれば、企業全体の生産性も向上するでしょう。

社員同士のコミュニケーションが活発化

部署やチームによる連携が重要な職場であれば、お互いが声をかけやすい環境にするだけで、よりコミュニケーションがとれやすくなります。不要なパーティションを取り払って顔が見えやすい配置にすると、自然と会話も生まれやすくなるでしょう。
相談しやすい場ができることで、問題点も早期に解決できるように。フォローしやすい体制ができることで、仕事がよりスピーディーに進むようになります。
共有のリフレッシュルームなどを設置すると、部署を超えたコミュニケーションも活発化します。お互いにアイデアを出し合うことで、企業全体の業務が改善されるようになるかもしれません。

会話するビジネスマンのイメージ

３．生産性がUPするオフィスの作り方

オフィス環境が社員のモチベーションや健康を左右し、場合によっては企業の生産性を下げてしまう恐れがあることが分かりました。
毎日働く場所だからこそ、環境を重視して生産性をUPし続けたいもの。社員一人ひとりが快適に過ごせる場所を提供し、気持ち良く働いてもらいたいものですよね。生産性を高めるオフィスを作るにはどうしたらいいのかについて、具体的な方法を詳しく解説します。

レイアウトを変える

生産性を意識したレイアウトに変更すると無駄がなくなり、作業がしやすくなります。
現時点ではどのような問題点があるのか、下記を参考にチェックしておきましょう。

通路などの動線はスムーズか？
無駄な仕切りやパーティションを設置していないか？
狭く感じられる場所はないか？
什器の配置は適切か？
不衛生な備品やインテリアを放置していないか？

集中しやすい環境は必要か、コミュニケーションを必要とする部署はどこなのか、なども把握しておきましょう。事務作業が多くて着席時間が長い業務の場合、集中できるように出入り口から奥まった落ち着いたエリアに席を配置した方が作業しやすいかもしれません。逆に外出が多い部署は、人の移動が多い入り口付近や什器回りに配置するという方法もあります。離席時間が長いのでデスクがあっても邪魔になりにくく、スペースを有効活用しやすくなるでしょう。
チームワークによる連携が必要な部署は会話がしやすいよう、お互いの顔が見えるように机の配置も工夫してみてください。
業務によって適切なエリア分けをし、レイアウト変更時に配慮してみると良いかもしれません。
空調や音にも気を付け、それぞれが最適な場所に配置できるよう検討してみましょう。

リフレッシュできる場所を作る

あえて業務をおこなわず、団らんしたり飲食したりすることを目的としたスペースを作ってみてください。場所を変えるだけでも心身はリフレッシュできるため、ストレスを軽減させる効果も期待できます。社員同士のコミュニケーションも深まり、企業への愛着も増すようになるかもしれません。
ワークスペースとの違いが出るよう、カフェ風な空間を演出したり、ゲームや雑誌を置いたりする会社もあります。
グリーンを置いて癒しの空間にする。さらに社員が観葉植物のお世話をすることで、業務とは異なる癒しの時間を作るという方法も採用してみましょう。
適度に身体をほぐせるよう、マッサージグッズや健康器具などを用意しておくのもおすすめです。
社内にいながらも仕事と切り離せる遊び心のある空間があると、仕事と休憩によるメリハリがつきやすくなります。うまく切り替えることでワークスペースに戻った際の集中力もアップするようになり、効率良く働けるようになるでしょう。

リフレッシュエリアのポイント

オフィス家具を変える

長時間のデスクワークが必要なのに、机やイスが自分の身体にあっていなければ苦痛に感じてしまいます。作業スペースが少なく、モニターを置いただけで狭く感じられるようなデスクでは、作業効率もあがりません。机の広さは適切か？疲れにくいイスを利用しているかを確かめてみてください。
機能性を重視したオフィス家具は豊富にあるため、古い家具から思い切って最新の物に変えてみるのもおすすめです。使いやすさや身体の疲れにくさを重視し、慎重に選んでみましょう。
業務によって必要な机の広さやイスの選び方は変わります。デスクワークを重視する方、外回りが多くて離席が多い方では、オフィス家具の選び方が異なります。
常時オフィスにいない部署は思い切ってデスクを撤去し、フリーアドレスを導入するという手も検討してみましょう。空いたスペースの分を有効活用すれば、レイアウトの自由度も増します。
部署ごとに必要な家具を見直し、快適に作業ができるオフィス家具を選びながら、レイアウトについても同時に考えてみてください。

会議室を変える

会議室の防音性を高めたり家具の配置を変えてみたりすると共に、生産性を意識した会議室づくりをしてみるのも有効です。
例えば立ったまま会議するルールにすると、会議がよりスピーディーに進むでしょう。デスクやイスを整頓する時間が省けますし、省スペースで会議室を設置しやすくなります。会議室スペースを小さくすることで、ワークスペースに余裕をもたらすこともできるかもしれません。逆に広い会議室スペースを作り、ストレスなく過ごせるようインテリアを工夫している会社もあります。
心地よさを重視したことで、社員同士がリラックスして意見を言いやすいようにもなるでしょう。ソファを置いたスペースを設けて休憩室と兼用したり、ガラス張りで開放感のある会議室にしたりと、さまざまな方法があります。
自社にはどんな会議室がふさわしいかを想像し、従来の形にとらわれない会議室を作ってみるのもおすすめです。

会議エリアのポイント

４．オフィスのあり方が変わると社員も変わる

優秀な人材確保や社員のスキルアップによって企業の生産性が変わると思われがちですが、すぐに改善できることではありません。
今いる社員たちのモチベーションを上げ、日々の作業効率を少しずつ上げる方が、企業としての確かな成長が見込めるでしょう。働き方改革法や時代の変化により、限られた時間内にて成果が上がるよう、高い質を求められるようにもなりました。
時間の制限はどの企業にとっても平等であり、大きな問題の一つでもあります。
オフィスを見直して生産性UPをはかる方法は採用しやすいうえに、社員にとっては反対する理由がないものです。心地よい休憩スペースの設置や機能性を重視したイスやデスク、ストレスのない広い空間などを喜ばない社員はいません。
生産性向上をはかりながら、社員のモチベーションも同時に高められます。
オフィスのあり方については社員からも意見を求め、経営者と共に考えていく時間を設けるようにしてみましょう。それぞれが意見を出し合うことで新しいアイデアが生まれやすくなりますし、一緒に検討していくことで企業全体のコミュニケーションも深まります。一人ひとりが真剣に取り組んで作り上げたオフィスならば、ますます企業への関心も高まるようになり、いずれは成果として大きく貢献するようにもなるでしょう。

５．生産性向上に役立つオフィスの作り方に迷った際には

生産性向上を目的にオフィスを変更したいと考え、様々な意見を集めてみたものの、いざ変更しようとすると迷う点も多々出てきてしまいます。
限られたスペースをうまく活用し、理想のオフィスを作ることは簡単ではありません。
配線や災害時の動線なども考慮しつつ、それぞれをバランス良く配置していくことは容易なことではないはずです。時間をかけて何度も検討していくことは業務にも支障がでてしまい、生産性がダウンしてしまう恐れも出てくるでしょう。せっかくより良いオフィスを作ろうとしても、うまく実行できる企業は多くありません。
スムーズかつ目的に沿ったオフィスを作るのならば、専門家に相談するという手段も検討してみてください。オフィスや業務は千差万別、企業によって最適な形はそれぞれ異なるため、豊富な知識と経験が必要になります。
自社内では散々に迷う問題も、外部の専門家ならではの解決法を提案できることもあるでしょう。セキュリティやコストも重視しながら、的確なアドバイスが求められるプロを頼るのもひとつの手です。限られた業務時間を無駄にせず、スムーズに生産性向上という目標を達成する方法についても、ぜひ社内で検討してみましょう。

議論するビジネスマンのイメージ

６．まとめ

企業としての停滞や成長が不安になった時には、まずは今あるオフィスのあり方について考えてみてください。せっかく優秀な社員がそろっていても、十分なパフォーマンスを発揮できない環境のままでは、企業に貢献することはできません。社員一人ひとりのパワーを引き出し、快適に働き続けてもらえるようなオフィスを作ることを始めてみましょう。健康で伸び伸びと働けるオフィスを形にし、企業全体の生産性を向上させることを検討してみてください。

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