業務効率にはペーパーレス化が必須！メリットや手順を解説
働き方が変化する今、この機会にペーパーレス化について検討してみてください。紙を必要としなくなるとどう変わるのか？コストカットや業務の効率化においてどのようなメリットがあるのかについて、ぜひこの機会に知っておきましょう。
ペーパーレス化を進めるための手順についても、詳しく解説します。
目次
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１．ペーパーレス化とは
ペーパーレス化とは、その名のとおり「紙」を削減すること。現在の業務から、紙媒体の資料や書類などを削減していく取り組みのことです。
業務の中で何気なく使用されている紙は、改めて確認すると膨大な量になっているはず。会議などにて配布されている一時的な紙もあれば、棚や倉庫に長く保管されている紙資料もあるでしょう。ペーパーレスを推進させれば、企業や社員にとってもさまざまなメリットが得られます。そして、今だからこそペーパーレス化を進めるべき理由もあります。
その理由を、ひとつずつ確認してみてください。
テレワークなどによる働き方の多様性
新型コロナウイルス感染症（COVID-19）の影響により、テレワークの需要も一気に高まるようになりました。感染症予防以外にも、ライフスタイルに合わせた働き方や業務によって、オフィスを必要としないケースも増えるように。自宅やレンタルオフィス、出張先や外出先など、オフィス以外にて作業をすることはめずらしくないでしょう。ただし紙を使用している場合、書類の確認や押印のためにオフィスへ出社しなければなりません。場所を限定しない多様な働き方を叶えるためには、ペーパーレス化は避けられないのです。
オフィススペースや時間の問題
企業年数が進むにつれ、オフィス内にて保管されている紙資料は年々増えていくように。すでに保管場所や保管の仕方に悩まされている企業もあるでしょう。膨大な紙はスペースを圧迫し、社員が働くスペースすら奪ってしまいます。棚や保管場所を用意するのにもコストがかかりますし、それらを整理するためには時間もかかります。
過去の紙資料を順次廃棄するとしても、そのたびに時間と労力を奪うことになり、大切な業務に支障をきたす恐れもあります。
ペーパーレス化しやすい環境
「e-文章法」や「電子帳簿保存法」などの法改正やテレワークの推進、押印の見直しなどによって、国そのものもペーパーレス化を後押しする流れにきています。現在ペーパーレス化に取り組んでいる企業は約60％のため、取り組みやすい環境が整っているともいえるでしょう。
２．ペーパーレス化を進めるメリット
紙を減らす取り組みを行えば、いくつかのメリットが得られるようになります。オフィス内や働き方が変わり、生産性の向上も期待できるはず。
具体的にどのようなメリットがあるのかについて、詳しく解説します。
コスト削減
紙そのものや印刷するためのトナーなどのコストが減らせるのはもちろん、紙資料を保管するためのファイルや棚、保管庫なども不要になります。
企業によっては、複合機の数も減らせるようになるかもしれません。
印刷する時間やファイリングなどの紙を保管する作業、紙資料を探す時間もなくなるため、労働時間の短縮にもつながります。
保管や管理などの手間が減る
ファイリングや棚の整理、定期的な見直しや廃棄の手間が減ります。資料を探す際にも的確に整理されたデータならば瞬時に検索できるため、紙資料を探していた時間が大きく短縮できるでしょう。普段はたいした時間に感じなくても、1年に換算すると大きな時間になります。さらに複数の社員がおこなっていれば、より大きな時間のロスになっています。
長い月日で見ると、想像以上の時間を節約できるようになるはずです。
オフィス内のスペース確保
単純に紙を置く場所が不要となるため、オフィス内を広く使えるようになるでしょう。棚や資料の置き場所を撤廃することで、通路や作業スペースが広くとれるようになり、効率良く業務がおこなえるようになります。
企業によっては広いスペースを確保できたことで、リフレッシュスペースが設けられるようになったところもあります。社員同士のコミュニケーションが活発化し、モチベーションアップにも繋がるようになったとのこと。
スペース不足を感じている企業は、稼働が少ない棚や保管庫を見直してみるといいかもしれません。
安全対策につながる
大切なデータや書類はクラウド上にて保管されるため、紙書類のように火災や水害によって紛失や破損する心配がありません。
緊急事態時に事業継続するための手段を決めておくための計画、BCP対策としても有効です。
地震などによって転倒する棚や散らかる紙資料も減らせるため、いざという時の安全面においても大きなメリットが得られるでしょう。
効率良く働ける
自宅からでも資料を確認できるため、急なテレワークにも対応できるようになるでしょう。災害など不測の事態によって出社できない場合でも、自宅にて業務を進められます。
出張や外出でオフィスを離れた際にも、自分のパソコンから必要なデータをスムーズに確認できるように。業務によっては顧客に参考資料を提示する際にも、すばやく最新の情報が取り出せます。
場所を限定しない働き方によって、社員一人ひとりが今まで以上に効率よく働けるようになるでしょう。
セキュリティを強化
紙資料を社外に持ちだした際には、紛失や一時的な置き忘れによって、情報が漏洩するリスクもあります。社内に保管した際にも、盗難や紛失の恐れがないとは言い切れません。すべての紙資料を鍵付きの棚に保管し、機密保持を維持するのは難しいこと。ペーパーレス化によってデータに制限をかけた方が他者に情報が漏れにくくなるため、セキュリティ強化につながります。
紛失や盗難の恐れがないものの、自社の社員にとっては使いやすいため、紙よりも利便性が高くなります。
３．ペーパーレス化を進めるデメリット/失敗原因
メリットが多いペーパーレス化ですが、進め方によってはデメリットが生じるケースもあります。どんなデメリットがあるのか、失敗の原因を探りながら確かめておきましょう。
データが探しにくい
保管したデータが膨大過ぎると、やはり検索にも時間がかかります。フォルダーをいくつも開けていくのは、かなりの手間になるでしょう。業務を効率化させるはずが、逆に時間がかかったという場合もあります。データが探しにくい原因は、管理ルールが徹底されていないため。社内で書類データの名前やフォルダー分けのルールを統一し、周知するようにしましょう。
同時に電子化するための目的を明確にしておくと保管もしやすくなり、データも検索しやすくなります。
システム障害で書類が確認できない
利用サービスに障害が起きた際には、書類がすべて閲覧できなくなる恐れもあります。サービス選定の際には、システム障害時の対応についても確認しておきましょう。障害が起きてもサービスは停止せず、業務を継続できる場合もあります。
社内システムを使用する場合にも、万が一の停電時に対応できるUPSの設置などを検討してみてください。
不慣れな社員が対応できない
今まで紙を扱ってきた社員の中には、うまくペーパーレス化に対応できない人も出てきます。システムを使いこなせない、うまく活用できないなど、思うようにペーパーレス化が進まないケースもあります。事前に説明会をおこなったり、マニュアルを作成したりするなどの対応をおこない、ITリテラシーを高めておいてください。従業員のICTスキルを見極め、フォローする体制を整えておくのもおすすめです。
現代ではIT化が進み、システムの使いやすさも向上しています。研修などでサポートしておけば日々の業務の中で慣れていき、効率よく使えるようになります。同時にセキュリティリスクについても知識を高めておくと、より安全に使えるようになるでしょう。
データ化への移行が手間
過去の紙資料や現在管理しているものをデータ化させるのは、かなりの手間になるでしょう。過去の紙資料は紙のままにしておくという手もありますが、紙とデジタルに分かれることで、有効に活用できない事態も発生します。膨大な紙資料を自社内でデータ化するのが現実的でない場合には、外注サービスを利用する方法もあります。信頼できる紙文書の電子化サービスを利用し、スムーズにデータ化させる方法を検討してみてください。
４．ペーパーレス化を進めるポイント
ペーパーレス化を進めるためには、いくつかのポイントを抑える必要があります。正しい手順を守ることでよりスムーズに移行できるよう、準備を進めていきましょう。
全社員がペーパーレス化に同意すること
現場で働く社員のみならず、経営層までペーパーレス化に同意することが必要です。紙書類に慣れてきた社員や年齢層によっては、ペーパーレス化に難色を示す人もいるでしょう。ですが、顧客や取引先とのやり取り、ライバル社との差別化や効率化を求めるのならば、ペーパーレス化が避けられないもの。メリットや知識について周知し、全社員が前向きに取り組む姿勢を作ることを最優先させましょう。
トライアルから始める
全社ではなく、移行がスムーズにできる小さな部署から始めてみる。または各部署の一部の社員から始めるなど、トライアルにて実行してみましょう。企業や業務内容によってペーパーレス化後の作業は異なるため、実際に運用してみないことには問題点が見えてきません。
「もっと便利な使い方はないのか」「困ったときの解決策は」･･･など、細かく洗い出しながらルールを決めていくのもおすすめです。
現場の人間がかかわることで、会社の方針だから仕方なく移行するのではなく、自分たちの業務効率化を狙っていることを理解してもらえるようにもなります。
環境を整える
社内にて紙を扱う業務を整理し、優先度の高い業務からペーパーレス化していきます。一度にすべての業務をペーパーレス化すると、作業にもデータ整理にも混乱が生じる恐れがあるでしょう。データ化しても検索しやすい環境を整え、迷うことなく使用できるルールも制定していきます。社内で使用できるパソコンやタブレットなどを増やすのはもちろん、テレワークができるよう、従業員自宅の環境を整える作業も同時におこなっていきましょう。
クラウド型ツールを選ぶ
クラウド型ツールを導入すれば、スムーズにペーパーレス化を推進できます。
書類をクラウド上に保存できるストレージサービスや、勤務管理ツールや電子決済ツール、社員同士の常用共有ツールなどがあります。
押印が必要な場合には、紙を使わない電子署名ツールも便利でしょう。会議時に紙の資料を用いていた場合には、Web会議ツールが必要になります。業務内容や部署によって必要なツールは異なるかもしれないため、それぞれの特徴をチェックしながら検討してみてください。
５．ペーパーレス化を進める際の注意点
ペーパーレス化を実行する前に、注意すべきポイントを抑えておきましょう。
クラウドサービスの選定
ペーパーレス化を実行する際には、自社内だけでは限界があるもの。スムーズな移行を叶えつつ、セキュリティ面でも安心できるクラウドサービスを利用するケースが多いです。クラウドサービスを選定する際には、サービス内容と自社の要望があっているかを検討してみてください。不要なサービスまでつけてしまうと、予想外のコストがかかるようになります。
現場の実情を確認しつつ、必要なシステムだけ導入できるよう注意してください。
ペーパーレス化の専門業者を利用する
今までの紙を必要としていた体制からペーパーレス化に移行するには、社内だけの知識や経験だけでは不安なもの。時間がかかるうえに、うまく移行できずに失敗する恐れもあります。せっかく効率化を目指すのならば、専門業者に依頼することもひとつの手といえるでしょう。
さまざまな企業のペーパーレス化を叶えてきた専門業者ならば、多くの問題を解決しながらスムーズに移行できるように。自社内での手間が省ける分、本来の業務を妨げる心配もありません。過去の事例が十分にある業者ならば、守秘義務についても熟知しています。大切な情報がしっかりと守られるため、安心して自社のペーパーレス化に協力してもらえます。
従業員のチェックと教育
実際にデータを扱う従業員のITリテラシーが低いままでは、せっかくの効率化も無駄になってしまいます。ICT（デジタル化された情報の通信技術）を導入する際には、従業員のレベルを確認しておくこと。導入の際に使える機能であるかどうかを、専門業者にて相談しておくといいでしょう。同時にITリテラシーを高める教育をおこなうなど、セキュリティを含めて知識を深めておくことも大切です。
一斉スタートが難しい場合には、導入できる業務から徐々に移行してみてください。効果的な部署から対応し、現場の改善効果が目に見えれば、他部署でも前向きに進めやすくなります。全社一斉のスタートは反発や混乱が起きる可能性があるため、従業員のITリテラシーチェックと教育、一部導入と段階的に進めてみましょう。
６．まとめ
ペーパーレス化にはデメリットもありますが、うまくいかない原因を知って正しい手順を踏めば問題ありません。得られるメリットの方が大きく、社内の効率化や働きやすさはもちろん、社外での取引や顧客獲得においても優位になる機会が増える可能性を秘めています。
専門業者によるサポートやサービスを活用し、時代にあった快適なペーパーレス化を叶えてみてください。
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