オフィス回帰での会議室不足での対策ポイント｜おすすめトピックス

オフィス回帰での会議室不足での対策ポイント

コロナ禍を経て、在宅ワークという働き方が浸透し時代はさらに変わり、現在では会社に出社するオフィス回帰が目立つようになりました。
多くの社員がオフィスに集まり、活気のある光景が広がり始めた企業も少なくありません。
社内に人が増えたこととWeb会議が一般的になったことにより、会議室不足という問題を抱えるようにもなりました。
従来とは異なる会議室不足に対し、どのような対策ができるのか？ポイントごとに一つずつ解説していきますので、参考にしてみてください。

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１．会議室が不足しているのはなぜ？

オフィスの様子

現在、多くのオフィスで会議室が不足しているという問題がおこっています。
これはコロナ禍でテレワークとオンライン会議が普及し、コロナ後出社に戻った後も引き続きWebでの会議が定着したことによります。
パソコンやスマホで気軽に繋がれるため、顧客であっても社内の人間同士であっても対面は必要なく、場所や時間を選ばず会議ができるメリットを十分に感じた方も多いでしょう。
約2年のコロナ禍でオフィスの縮小やレイアウトを大幅に変更した企業にとって、コロナ禍が落ち着きオフィス回帰の傾向にある現在、会議室不足という新たな問題が発生しました。
そのため、下記のような問題が発生するようになりました。

・取引先との商談の機会は増えたが、会議室の空きがなく商談ができない
・機密情報を扱うWeb会議の際に会議室を使用するが、広い会議室を一人で独占してしまう
・Web会議では声が大きくなる傾向にあり、会議室の外まで声が漏れる
・時間に余裕を持たせて会議室を取ったが、予定よりも早く終わり会議室の空き時間ができてしまう
・自分のデスクでは周囲の音がうるさく、 Web会議ができない
・同僚が自席でWeb会議をするが、声がうるさくて業務に支障がでる
・緊急の打ち合わせの際、会議室が空いていない
・少人数で打ち合わせできるスペースがない

オンラインによる会議は推奨されつつありますが、それに伴った設備やスペース、ルールなどが追いついていない企業もあります。
便利なWeb会議が浸透したのに、うまく活用できていない。オフィスへの出社率が上がっているのに、社員同士が集まって打ち合わせできる場所がない。
このような問題を抱えている企業は、会議室不足の対策について検討してみましょう。

２．会議室の運用を見直し便利なシステムを活用しよう！

会議室不足問題を解決するには、今までのやり方を変えていく必要があります。
ルールの見直しや便利なツールの導入などを検討しながら、うまく運用できるようオフィス内を変えていきましょう。

・会議室の運用ルールを見直す

大きな会議室を一人が独占してWeb会議をするというケースがおこらないよう、運用ルールの見直しを徹底してみましょう。
予約がされているのに会議室が使用されていない時間がないよう、予約システムや利用時間・利用人数の運用を見直してルール化し、社員に周知します。ルールは適時見直し、会議室を無駄なく回せるよう工夫してみてください。
運用ルールがあれば社員同士がもめることもなく、お互いに他社員を意識しながら会議室を利用できるようになります。

・予約システムを活用する

会議室の予約システムを取り入れていない企業は、ぜひ取り入れて活用してみてください。
社員各自がパソコンやタブレット、スマホからシステムを利用できるようにすれば、オンラインにて会議室の状況がチェックできます。
予約状況が一目で分かるので、急な会議にも対応しやすくなります。社外にいても会議室の予約ができれば、業務をスムーズに進められます。誰が・いつ・どこの会議室を使用しているか分かれば、社員同士で相談し会議室の使用を調整することもできます。会議の時間が予定よりも早く終わった場合、予約を解除するだけで、会議室の空き時間を作りやすくなります。予約をしても使用されなかった場合には、自動的に予約が解除されるシステムも導入しておくと便利です。
少ない会議室を効率良く回すことにより、社員のストレスを軽減させる効果も期待できます。
予約システムのデータを分析すれば、各会議室の稼働率や利用時間が把握できるので、ルールの見直しや新しい会議室の設置を検討する際にも役立ちます。

スマートフォンを持つビジネスマン

３．会議室をオンライン対応にバージョンアップ

オンラインに対応できる会議室に仕様を変えることで、会議室不足を解決できるかもしれません。
たとえば会議ではノートパソコンやタブレット、スマホなどのデバイスを使用するシーンも多々あるため、持ち運びができるポータブルバッテリーを導入し、会議室に取り入れてみてもいいかもしれません。
電源がない会議室でも、ポータブルバッテリーがあれば長時間のオンライン打ち合わせが可能になります。電源を気にせず利用できれば、積極的にWeb会議に使用してくれる社員も増えます。イヤホンやヘッドセットを導入し、Web会議時に使用してもいいでしょう。音量を上げなくても声が聞こえるので、外部に音が漏れる心配がありません。
マイクも「単一指向性」を使用すると自分の声を拾い、周辺の環境音が混ざりにくくなります。音質が良くなると相手も聞き取りやすく、お互いに大きな声を出さずに済みます。
また、防音性に優れていない会議室でも外への影響が抑えられ、機密情報も話しやすくなります。
便利なツールを使用することにより、今まで使いにくかった会議室が活用され、オフィス内の空きスペースを会議室代わりとして活用できるかもしれません。

４．個室ブースで部屋数を増やす

オフィス内に会議室が不足しているのならば、単純に会議室を増やすという手もあります。
ただし、従来の大きな会議室は必要なく、今の時代にあった会議スペースを用意しましょう。
小さな個室ブースを用意すれば、取引先や社外の方との1対1のWeb 会議が可能になります。扉が開閉するタイプでもコンパクトなため、オフィス内に複数設置することも可能です。
会議の内容が外部に漏れることや、他社員に迷惑をかけることもありません。落ち着いたスペースで打ち合わせができるので、ストレスなく業務を進められます。
あえて半個室タイプのブースを作り、外から空きが一目で分かるようにしている企業もあります。会議中に扉をうっかり空けてしまうミスやノックをするという手間が省け、スピーディーなオンライン会議が開始できるようになります。
一人だけでなく、複数名が利用できる個室ブースも設置可能です。少人数の打ち合わせができる小さなブースは、急な打ち合わせにも対応しやすくなります。
また個室ブースは設置が簡単で、解体や移動もしやすいのが特徴です。大がかりなコストもかかりにくく、レイアウトも柔軟に変更できるというメリットもあります。

ワークブースについて

またはオフィス内のレイアウトを大きく変更する、オフィスを移転するという企業も存在します。
会議室不足以外にオフィスで課題があるようなら、オフィスをリニューアルする方法も検討してみましょう。
オフィス回帰により従来のオフィスでは働き方が合わない企業は、ペーパーレス化を進めながらフリーアドレスを導入しオフィスそのものを見直す場合もあります。
オフィス全体の課題をピックアップしながら検討してみてください。

５．まとめ

オフィス回帰により発生した会議室不足問題は、単純に会議室を増やすだけでは解決しないケースも多々あります。
Web会議に対応できる方法や、今抱えている課題に対応できる解決策を見いださなければなりません。
内部での対策が難しい場合には、外部サポートに頼るという方法もあります。
企業によって抱える問題点は様々です。自社ならではの課題を拾い上げつつ、外部のプロにも相談してみましょう。

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