フリーアドレスをもっと活用化させる！知っておくべきツールとは？｜おすすめトピックス

フリーアドレスをもっと活用化させる！知っておくべきツールとは？

企業にとっても社員にとってもメリットが多く、時代に合わせて取り入れている企業が増え始めたフリーアドレス。しかし、導入時にはさまざまな問題が発生し、うまく運用できていない企業もありました。近年では便利なツールを積極的に取り入れ、複数のシステムをうまく連携させながらフリーアドレスのデメリットを解消している企業もあります。
ツールによっては従来のやり方以上にメリットをもたらすものもあるため、フリーアドレスの導入検討と共に知っておくといいかもしれません。生産効率を向上し、社員がもっと働きやすくなるツールを詳しくご紹介しますので、この機会にチェックしておきましょう！

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１．フリーアドレスと問題点について

フリーアドレスとは席を固定せず、自由に場所を選んで働くスタイルのこと。席を固定しないことで、他部署との交流が活性化しやすくなり、一人一つのデスクを必要としないことで、オフィススペースを有効活用できるようにもなります。また、一人で集中して作業をするのか、他者との会話でアイデアを求めるのかなど、業務によって席を選ぶことで作業効率もアップします。
フリーアドレスによって広いフロアを必要としなくなり、スペースを減らすことでコストを大きく削減した企業もあります。しかし、メリットが多い一方でデメリットも存在します。どんな問題点があるかについて、あらかじめ確かめておきましょう。

フリーアドレスの導入時に起こる問題

誰がどこにいるのか分からない

フリーアドレスによって一番困るのが、固定席ではないので社内にいるはずだけど、どこにいるのかが分からないとういうことです。探すのに時間がかかってしまい、業務に遅れが生じてしまうこともあります。人を探すのが手間になり、上司や同僚への連絡が遅れてしまう恐れもあるでしょう。来客時になかなか見つからず、顧客を待たせてしまうケースもあります。
誰がどこにいるのかが分からなくなるのは、フリーアドレス導入前には想像できないもの。想像以上のストレスとなり、社員たちの生産性が落ちてしまうかもしれません。

コミュニケーションが低下

席を移動することで他部署との接点や様々な社員たちとの交流が見込めますが、同部署内のコミュニケーションが低下する恐れもあります。同じプロジェクトに携わりながらも、近くに居ないため気軽に声をかけあえないことがあります。メールや電話をするほどでもないけれど、わざわざ席を探しに行くほどでもないと、会話が減ってしまう場合もあります。
固定席の場合には部署ごと、チームごとにデスクが配置されているので、声もかけやすかったでしょう。接点が少なくなることで、チームの連携がうまくいかなく可能性があり、業務に必要な連絡が行き渡らず、トラブルが発生するケースも心配されます。

書類やデータ管理が大変

席を移動する際には、必要な書類も持参するという方もいます。ですが、席を移動するたびに荷物も移動させるのは大変ですし、置き忘れて情報が漏洩してしまう恐れもあります。
また、部署内で共有している書類を一人の社員が持ち出してしまうと、他社員が閲覧できずに困ることもあるでしょう。
パソコン内にて確認できるデータでも、必要時にメールに添付してもらうなどの作業が生じる場合もあります。席が近ければ声がけしやすいことも、フリーアドレスにて席が離れてしまうと、気軽にお願いしにくくもなります。書類やデータの扱い方や管理を今までとは異なる運用に変更しないと、フリーアドレスではうまく活用できないかもしれません。

２．フリーアドレスを活用するために必要なツールとは？

従来の働き方と異なることで、せっかくのフリーアドレスが不便に生じてしまうことも多々あります。ですが、時代に合わせたツールを取り入れることで、フリーアドレスのデメリットを解消することはできます！ただデメリットを解消させるだけでなく、今までよりももっと作業や管理がしやすくなるツールもありますので、積極的に採用していきましょう。フリーアドレスをもっと活用化させるツールをご紹介しますので、ぜひ導入を検討してみてください。

座席管理ツール

座席管理ツールは誰がどの席にいるのかが一目で分かるので、社員それぞれの居場所をパッと把握できます。同時に座席の予約もできるので、利用したい際には事前に席をおさえておくこともできます。仕事をする場所がなく、社内を探し回るという時間のロスもなくなるので、フリーアドレスをより活用しやすくなるでしょう。
企業によっては導入してからツールの使い方が定着するまで、時間がかかるかもしれません。自由に座席を確保していた人にとってはいちいち予約をするのは面倒ですし、うっかりツールを使わずに座席を使用する場合もあります。座席管理ツールには導入からサポートをお願いできるサービスもあります。自社にあった座席管理ツールを見つけ、社員一同が問題なく使えるようフォローする体制を整えておけば、スムーズに導入できます。早々に定着させ、誰もが気持ち良くフリーアドレススペースを利用できるよう導入を検討してみましょう。

居場所検索システム

チャット

連絡ツールには電話やメールなどがありますが、社内でのコミュニケーションにはチャットを使用するのもおすすめです。内線電話は設置工事が必要ですし、机の上に固定しなければならないので、作業スペースが狭くなります。電話は相手の作業を遮断させてしまい、作業効率を下げてしまう恐れもあるでしょう。メールは長文の連絡には向いていますが、気軽に送りにくいというデメリットもあります。軽く声をかけるようにコンタクトを取れるチャットの方が、同じオフィスで働く人々にとっては使いやすいツールかもしれません。チャットツールは複数人で使用できるので、同じ部署内やプロジェクトチームでグループを作って活用することもできます。社内であっても同じグループ以外には情報が漏れないので、安全かつ気軽にやり取りできるでしょう。
外部にも漏れない機密性の高いチャットツールもあるため、慎重に選べばセキュリティ面でも安心して使用できます。メールよりも過去の履歴が見返しやすくテキストとして残るので、電話のように聞き逃す心配もありません。
チャットでありながらもビデオ通話や音声通話ができるツールもあるので、シーンや用途で使い分けることも可能です。ファイルの添付もでき、コミュニケーションしやすい工夫もされているので、フリーアドレスを導入している企業には便利なツールでしょう。

コラボレーションツール

ファイル共有ツール

ファイルをオンライン上にて共有し、いつでも閲覧して編集できるようにするためのツールです。
複数人で情報が共有でき、最新の状態を必要なときにチェックできるため、フリーアドレスを導入している企業にこそ便利でしょう。
お互いに声をかけあわずとも、オンライン上でチェックすれば解決できるので、時間を節約できるようにもなります。上手にデータを整理しておけば、膨大な資料や過去の履歴も簡単に探せるように。紙の資料よりも管理がしやすく、効率良くデータを活用できるようにもなるでしょう。書類を持ち出すというリスクがないので、セキュリティ面でも安心です。座席を移動する際に紛失する恐れもなく、複数人が同時に同じ資料を確認することもできます。
紙の資料が減ることで管理は楽になり、保管するスペースを減らすこともでき、オフィス内を有効に活用できます。ファイル共有ツールにはしっかりとしたセキュリティ対策がされたものもあるため、大切な情報も安心して取り扱えるでしょう。ファイルへのアクセスを制限するツールもあるので、同じ社内でも公開範囲を決め、機密事項を守りながら使用できます。

タスク管理ツール

フリーアドレスのため、同じ部署でも顔を合わせる機会が減りお互いの進捗状況が把握できず、業務において問題が発生することもあるでしょう。
部下の状況を知りたい上司や、同じチームでも忙しくてなかなか顔を合わせられない同僚など、相手のタスクを知りたい方は多々いるはずです。
そんなときに便利なのが、「タスク管理ツール」です。タスクが更新された様子が確認できるので、状況を一目でチェックできます。スケジュールの進捗状況はもちろん、遅延にも気づきやすくなり、お互いにフォローもしやすくなるでしょう。
口頭でチェックするよりも視覚で捉えるから理解もしやすく、チーム内なら誰もが確認できるので、フリーアドレス導入前よりも管理しやすくなるかもしれません。
工数確認や集計作業をひとつずつしなくても、ツールにて一括で作成されるので、作業をする手間も省けます。時短によって余裕が生まれ、より生産性も改善されていくでしょう。
目には見えにくいタスクだからこそ、ツールで視覚化することで改善されていく業務は多々あります。フリーアドレスで個々の働きやすさを叶えつつ、タスク管理ツールで企業全体の管理をしやすくすることを検討してみてください。

受付システム

受付担当者が内部の人間に取り次ぐ受付作業は、ツールで対応できます。
フリーアドレスの場合、内線を使用して連絡を取ることができにくくなるため、来客時には取り次ぎに時間がかかってしまうこともあるでしょう。
フリーアドレス導入前でも席をはずしていたり会議中だったりしたときには、スムーズに取り次げないケースが多かったかもしれません。受付システムを導入すると無人のシステムから社員一人ひとりに直接通知がいくため、取り次ぎを必要としません。
受付業務にかかる人員コストはカットできますし、来客者を無駄に待たせる心配もなくなります。セキュリティ上の問題もツールにて解決できる方法がいくつかあるので、手続きを簡略化しながらも安全に来訪者を迎えられるようになるでしょう。飛び込み営業などの対応が不要になり、無駄な作業も発生しにくくなります。英語対応の受付システムや、スマートロックと連携して直接会議室へと案内するツールもあるので、企業に合わせて最適なものを選んでみてください。
ビジネスチャットと連携できるシステムもあるため、スマホやパソコンを所持していれば、社内のどこにいても来訪者と連絡が取りやすくなります。フリーアドレスを活用する社員にとっても便利なツールで、入退館記録が残せるので、企業にとってもセキュリティの面で安心です。
来訪者の動画を残せるシステムもあるので、より防犯性も高まります。

３．ツール導入前にチェックすべきポイント！

フリーアドレス導入と共に、便利なツールもしっかり準備しておきたいもの。ですが、ツールさえあればすべての問題が解決されるわけではありません。
どんな点に気を付ければいいのかを、事前に確認しておきましょう。

チェックするビジネスマンのイメージ

自社にあったツールを選ぶ

多彩な機能が搭載されたシステムもいくつかありますが、自社にとって必要な機能は少なかったという場合もあります。いくら機能が豊富でも、使い切れないうえにコストだけがかかり、費用を無駄にしてしまうかもしれません。せっかく導入しても社員たちが使い切れず、うまく活用できない恐れもあるでしょう。ツールは複数から比較検討し、詳細を確かめたうえで導入を決めるのがおすすめです。無料トライアルを実施している場合もあるため、導入前に一部社員のみでテストしてみてもいいでしょう。サポート体制やアフターフォローについても確認し、慎重に検討したうえで導入するようにしてください。

導入コストを確認

ツールには初期費用やランニングコストがかかるため、どのぐらいの予算が必要か検討しておく必要があります。費用が高いほど高機能とは限りませんし、自社には不要な機能が多く搭載されているケースもあるでしょう。フリーアドレス導入には複数のツールが必要になるため、予想以上の経費が発生する場合もあります。ですが、より働きやすくなることで業務がはかどり、企業全体の売上に貢献されるようになるかもしれません。
高いコストパフォーマンスを打ち出せるよう、費用とのバランスをチェックしながら導入を検討してみましょう。

セキュリティ対策を考慮

社内でも部署によってはセキュリティ性の高い機密事項を扱うところもあるため、セキュリティに関しては万全な状態にしておきたいもの。フリーアドレスの場合、扱い方によってはうっかり情報が漏れてしまう恐れもあります。
そのため使用するツールにおいても、セキュリティ対策が十分にされているか、しっかりと確認しておきましょう。社外はもちろん、社内でも慎重に情報を扱えるかをチェックしておかなければなりません。同時に人為的な情報漏洩を防ぎ、社員一人ひとりのセキュリティ意識も高めるために、ツールの使い方と共に研修を行うこともおすすめです。

４．まとめ

フリーアドレス導入による問題点は、便利なツールを活用することで解決されるケースも多々あります。ただしツールを選ぶ際には予算やセキュリティを含めて慎重に検討しなければなりませんし、社員全員が使いこなすまでには時間もかかるでしょう。
ですが、これまでと働き方が大きく変わることで生産性の向上や、社員の働きやすい環境への改善も望めるでしょう。フリーアドレスのメリットが活かされるよう、便利なツールも積極的に取り入れてみてください。企業としての大きな成長が望めるよう、安全で使いやすいツールの導入について、前向きに検討してみましょう。

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