オフィス移転のスケジュールと成功させるポイントをチェック！
現在のオフィスから新しいオフィスへの移転をする際には、多くの時間と手間が必要になります。
オフィスビルの選定からレイアウトの考案、工事の手配や現在のオフィスの片付けなど、分かる範囲だけでも膨大な作業が必要になります。実際に移転をする際には、想像以上にやらなければならないことが出てきます。
ですが、うまくオフィスを移転させれば、今よりもずっと働きやすい環境が叶うかもしれません。社員のモチベーションアップにもなり、業務もより効率よくこなせるようにもなるでしょう。「アクセスがよくなる」「家賃のコストが下げられる」などのメリットが得られるようになります。
オフィス移転を前向きに検討する際には、移転作業を成功させるポイントについて押さえておきましょう。スケジュールや業者の選び方、必要な業務について詳しく解説します。実際に移転する際に役立つチェックリストも添付しますので、ぜひ参考にしてみてください。
目次
◆オフィス移転に関わるお役立ち情報を知りたい方へ◆
・オフィス移転のチェックポイントはこちら
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・オフィスレイアウトの作り方はこちら
【無料ダウンロード】オフィスを見直すためのチェックポイント
・これから移転をお考えの方、オフィス市況を知りたい方はこちら
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１．なぜオフィスを移転するのか？
オフィス移転を考えた際には、まずは目的を明確にすること、しっかりと計画を立てることが大切です。今のオフィスで抱えている問題を整理し、よく検討したうえで移転準備を進めていきましょう。
オフィスを移転する目的はなにか
オフィスを移転するのはなんのためか？目的をはっきりさせておかないと、移転先の選定や依頼内容を決められません。今のオフィスに感じている不満や課題について、分かりやすく整理してみましょう。
- ・アクセスや周辺環境に問題がある
- ・人員増加などにより広さが必要になった
- ・テレワーク化により、オフィススペースを縮小したい
- ・オフィスにかかるコストを削減したい
- ・社員同士のコミュニケーションスペースが欲しい
- ・照明や空調など、快適なワークスペースを求めている
- ・建物の耐震性など、安全に考慮したい
オフィス移転の際にはコストやスペースの問題だけではなく、働く人々にとってどのような環境が必要かも検討してみましょう。将来を見据え、理想とする働き方を想像することも大切です。
例えば「フリースペースを導入したい」「リラックスできる空間が欲しい」など、社員一人ひとりの働き方を想定したオフィスづくりも考慮してみましょう。
移転の目的が明確なほどに、仲介会社への依頼内容もより具体的に伝えられるようになります。移転後に後悔しないよう、まずは現在のオフィスにて抱えている問題をリストアップしてみてください。新しいオフィスに求める条件もまとまりやすくなり、移転する目的も社内全体で共有しやすくなるでしょう。
オフィス移転の計画を立てる
オフィスをいつまでに移転するか、費用はどの程度を想定するかは、移転前に検討しておきます。
移転に必要な期間や費用については事項で述べますが、まずは現在のオフィスの契約について確認しておいてください。実際に解約予告の通知は移転先が決定してからで構いませんが、スムーズに移転できるよう、事前に契約書を確認しておくと安心です。
現オフィスの原状回復にも費用がかかるため、移転時には忘れないよう予算に含めておきましょう。
２．オフィス移転のスケジュールと業者の選び方
オフィス移転の一般的なスケジュールをご紹介します。事前におおよその流れについて把握し、余裕を持って準備を進めてください。同時に、オフィス移転にかかわる業者の選び方についても押さえておきましょう。
オフィス移転のスケジュール
オフィス移転にかかる期間は会社によって異なりますが、約半年から1年以上と長期間になるケースが多いです。実際に選定がスムーズにいき、契約にたどり着けるかは最初から予測できません。大きなオフィスほど、レイアウト作成や内装に時間がかかります。
余裕を持って移転を進められるよう、早い段階から準備を進めておきましょう。
具体的な流れについては、下記を参考にしてください。
- ・オフィスの選定
オフィス移転の目的を実現できるよう、現状調査から新しいオフィス（ビル）の選定をおこないます。決定したら管理会社との打ち合わせ等を経て、基本設計へと進みます。
- ・基本設計
新オフィス物件が決定したら、具体的なレイアウトを作成します。基本的な設計が承認されれば費用を算出し、基本計画書が決定。ここでコンセプトを元にしたゾーニング計画やレイアウト計画、設備計画が決定し、今後の詳細なスケジュールも決定します。
- ・工事の計画と発注、実施
実施設計を元に依頼をおこない、見積書や計画書の確認をおこないます。プラン調整の他に設計図の作成、コストや各工事業者の調整がおこなわれたうえで着工します。
- ・オフィス引っ越し
工事完了後に検査がおこなわれ、問題がなければ引っ越し作業に入ります。
- ・アフター作業
オフィス移転後の事後評価や竣工図書作成と提出など、アフター作業を経てオフィス移転は完了します。移転スケジュールには、現オフィスの解約通知や原状回復工事も並行させます。 移転前には取引先や関係官庁への連絡もしておかなければなりません。移転1か月前には通知できるよう、事前に準備を進めておいてください。
業者を選ぶ前に準備すること
オフィス移転業者を選ぶ前に、必要な情報を整理します。
- ・移転する人数と現在のオフィス面積
現在使用しているオフィスにいる人数と面積を明確にしておきます。社員一人につき必要なスペースを計算しつつ、現状のレイアウトに足りない箇所や不要な箇所を考慮し、新しいオフィスに必要な面積を計算します。働き方や部署の構成、会議室や受付の有無によっても最適なスペースは異なるため、業者に詳細な情報を伝えられるよう、整理しておくといいでしょう。書類の保管やペーパーレス化、IT機器などについても検討しておくと、新しいオフィスに必要なスペースが把握しやすくなります。
- ・具体的な予算
予算感を提示できるとより現実的なご提案が可能になります。金額については、どこからどこまでを依頼したいのかも想定しておくといいでしょう。オフィスの選定からアフターフォローまで対応できるのかは業者によっても異なるため、業者にお任せしたい範囲についても検討しておきましょう。
業者選びに役立つ3つのポイント
事前準備が整ったら、オフィス移転をお願いする業者を選びます。移転の成功を左右するポイントをご紹介しますので、自社に最適な業者を選んでください。
- ①一括でお任せできる
オフィス移転のスケジュールを確認すると、おおまかな範囲でも数多くの業者が必要なことが分かります。細かな打ち合わせが数えきれないほど必要なうえに、内装や電気、情報設備や電話の移設に引っ越し作業など、大小様々な作業が必要になるでしょう。これらを自社内で担当者を決め、それぞれ手配を任せるのは不可能かもしれません。現状の業務に支障をきたすうえに、移転時や移転後にはそれぞれの連携がとれず、いくつものトラブルが発生することも予想されます。そのため、オフィス移転は一気通貫で対応が可能な業者を選ぶのが望ましいです。
単純に仲介に入るだけでなく、プロジェクトの構想から設計、工程の管理までお任せできると安心です。大切な自社の業務を妨げることなく、オフィス移転を同時進行させることが可能になります。プロが各作業の流れをまとめてチェックするため、修正や再確認をすることなく、順調に計画を進められるでしょう。オフィス移転後のアフターフォローまで一括でお任せできる、専門業者を選ぶのがおすすめです。
- ②オフィス移転の実績がある
オフィス移転は大きなプロジェクトになるため、実績が十分にある業者を選ぶのが正解です。
設備工事や内装、什器備品などにおいても十分に把握した専門家でなければ、満足いく移転は叶いません。万が一移転まではできても、その後の業務に下記のような支障をきたす恐れもあるでしょう。
- ・配線がむき出しで景観が良くない
- ・デスクの配置が悪く、作業しにくい
- ・通路や避難経路が十分に確保できていない
- ・電気容量が足りない
- ・オフィス家具が内装とあわない
せっかくオフィスを移転しても、以前より働きにくいようでは社員のモチベーションも下がってしまうもの。安全に働けないオフィスでは、業務にも悪影響を及ぼすかもしれません。本来のオフィス移転の目的が果たせず、ただコストを無駄にしてしまうでしょう。会社によって規模は様々ですし、人数やオフィス面積もバラバラ。部署のバランスや働き方もまったく同じ会社というものは存在しません。多くのノウハウを活かしつつプロならではの提案ができるのは、オフィス移転を専門とした業者だからこそ。社員たちだけでは思いつかないアイデアも、実績ある業者ならば豊富に提案できます。
- ③コストについて相談できる
オフィス移転には膨大な予算が想定されますが、できればコストを抑えたいという企業も多いでしょう。無駄を省き、最適なコストにて満足できるオフィス移転を叶えることは、決して難しいことではありません。コストダウンについても考慮し、条件についてもしっかり話し合える業者を選んでください。移転に関するコストシミュレーションも実施している業者を選ぶと、より安心して任せられます。
３．オフィス移転時に発生する業務
オフィスを移転する際には、どのような業務が発生するのかを順番に説明します。どれも大切な業務のため、スケジュールを考慮しながら、一つひとつ丁寧にみていきましょう。
現オフィスの解約通知
賃貸の場合には契約書を確認し、移転の1年前から6か月前までに契約更新をしない旨を通知します。6か月以内に解約する場合には、解約料が発生する場合もあります。
早期に賃貸契約の条件を確認したうえで、オフィス移転の計画を進めましょう。
原状回復工事の手配
現在のオフィスを退去する際には、入居時の状態に戻さなければなりません。壁や床など原状回復させるための工事は、借り主が手配するケースが多いでしょう。
こちらについても契約書を確認し、引っ越し1ヶ月前には手配をしておいてください。
ビル選定
オフィス移転先となるビルを選定します。直接仲介業者に問い合わせても構いませんが、できれば事前にネットにて下調べをしておくのもおすすめです。
複数のビルや仲介業者を比較することで、新しいオフィスのイメージもつかみやすくなるでしょう。立地や面積、特徴などをリサーチすることで、条件や予算についてもまとめやすくなります。
コンセプトを決める
オフィスに求める目的を明確にしたら、コンセプトについて考えてみてください。自社らしいコンセプトがあると、レイアウトやデザインを検討する際にイメージしやすくなります。
オフィスにも統一感が出ますし、迷った際にもコンセプトに基づくと決めやすくなるでしょう。
必要なものをリストアップ
オフィスに働く人数や会議室の個数、電話やパソコン、デスクの数について確認します。新オフィスに必要なものは何かを、改めてリストアップしておきましょう。
ゾーニングやレイアウトの計画
移転先が決まったら、フロアに合わせて配置計画を立てます。執務スペースや休憩所などの大きなゾーニングに加え、家具や設備などの配置も決めます。同時に紙書類の収納やペーパーレス化についても、今後の管理方法について決めておくといいでしょう。
スケジュールを決める
移転先での必要な各種工事について期間を検討し、引っ越し日までのスケジュールを決定します。同時に現オフィスの原状回復工事についても打ち合わせ、期間やコストについて確認しておきましょう。
コストの算出と調整
オフィス移転にかかる全コストを算出し、予算枠に収まるように適時調整し、プランの見直しを図ります。
実施計画図面の作成と業者調整
これまでの計画を実行するため、実施計画図面を作成します。決定したレイアウトに基づき、工事だけでなく、家具や什器の手配も行います。実施計画図面が確定したら通信会社や電気工事、内装などの各業者を選定し、工事スケジュールを調整します。
施工管理
工事が開始されたら、設計図やスケジュールどおりに進行しているかチェックをおこないます。同時に法規的違反がないよう、施工面の管理もおこないましょう。
入居前には最終的な施主検査をおこない、クリアしたうえで引っ越しを開始してください。
引っ越し準備
スケジュールを再度確認し、引っ越しの日程が決まったら社内で説明会をおこないます。移転後のレイアウトを確認し、移動させるものを整理しておきましょう。同時に廃棄物などの処理方法もまとめておきます。 新オフィスでの働き方やコンセプトについても説明し、全社員が情報を共有できる状態にします。
各官庁や関連会社に届け出をする
移転の際には法務局・税務署・社会保険事務所等への届け出をしなければなりません。届け出のタイミングや必要書類などは、各官庁にて確認しておきましょう。
電話の移転や郵便局の転送手続きなども忘れないようにしましょう。リース機器や新聞配達店、自販機などを利用していた場合にも別途手配が必要です。
印刷物などの表示変更
使用している各伝票やゴム印、会社案内パンフレットなども表示を変更しなければなりません。サイトの住所表記や社員の名刺も忘れずに変更しておきましょう。
移転案内状も準備し、取引先などに速やかに伝達できるよう準備しておいてください。
移転直後のアフターフォロー
移転後初日はトラブルが発生することも予測されます。通信や電機、設備などが十分に機能するか確認し、不備があった場合には業者に対応をお願いできるようにしておくと安心です。
竣工図の保管
設計図を基に工事を始めるものの、途中で変更した際には修正が加えられます。最終的な形をあらわした竣工図を、オフィス移転後にはキチンと保管しておきましょう。
新オフィスにてさらにレイアウトを変更したりリニューアルをしたりする場合には、竣工図が役立ちます。配線を見直す際にも必要なため、業者から取り寄せておいてください。
オフィス移転に関する業務をリストアップしましたが、すべての業務を自社でおこなうわけではありません。ワンストップでサポートできる業者を利用すれば、お任せにできる部分も多くあります。 自社にて必要な業務もフォローが望めるため、見落としや手配の遅れも防げるでしょう。
４．オフィス物件（ビル）を選定するチェックポイント
オフィス移転を考えた際に、最初に悩むのはビルの選定かもしれません。下記のチェックポイントを押さえながら、自社にあったオフィスを探してみましょう。
- ・通勤や業務を考慮した立地条件
- ・給湯室やトイレなど
- ・天井高
- ・防犯システムなどの管理体制
- ・ビルの開閉時間
- ・電気容量や電話回線などの容量
- ・空調システム
- ・耐震基準
- ・駐車場の有無
- ・環境に配慮されたビル
オフィスビルを選定する際、一番に悩むのは広さかもしれません。一般的に社員1人につき2~3坪が必要といわれていますが、働き方によって最適とはいえないためです。
業務内容によってはより広さが必要なケースもありますし、離席が多い場合にはスペースが不要という社員もいるでしょう。
物件を探す際には専門業者に相談し、必要な広さを一緒に検討しておくのもおすすめです。社内では気づけない点も、専門家の視点によって最適な広さが見出せます。
物件選定の時点からサポートできるサービスもあるため、ビル選定に悩む場合には、早期に利用することも検討してみてください。
５．オフィス移転お役立ち資料
オフィスを移転する際には、必要な項目を一つずつ丁寧に確認しながら、作業を進めていきましょう。オフィス移転お役立ち資料として、ぜひチェックリストをご活用ください。
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６．まとめ
会社にとってオフィス移転は大きなプロジェクトになりますが、現状の業務と並行しながらスケジュールどおりに成功させるのは難しいこと。できるだけスムーズに進行させるのならば、プロに任せる方法も検討してみてください。
ワンストップで完了できるサービスを利用すれば、ストレスなく移転を完了できます。隅々まで配慮された新しいオフィスにて、より生き生きとした働き方が実現できるでしょう。
煩雑で難しいオフィス移転を成功させて、理想のワークスタイルを叶えてください。
◆オフィス移転に関わるお役立ち情報を知りたい方へ◆
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